Vào mùa cao điểm du lịch, đặt phòng khách sạn trước luôn là lựa chọn an toàn của nhiều du khách trước khi vô một địa điểm nào đó. Thực tế, tại các khách sạn hiện nay, mỗi khi đến check-in khách hàng phải chờ đợi rất lâu để tìm phòng, xác nhận phòng còn trống/đã có khách. Chính vì vậy, việc xài phần mềm để quản lý đặt phòng khách sạn là nhu cầu của rất nhiều chủ khách sạn hiện nay để giúp khách hàng & lễ tân có thể book phòng nhanh lẹ và tiện lợi hơn.
Gợi ý tìm phòng trống nhanh chóng
Tính năng này giúp lễ tân tiết kiệm thời gian tư vấn, tìm phòng cho khách. Chỉ cần nhập thông tin lên thanh tìm kiếm như: Thời gian thuê theo ngày/giờ/qua đêm/tháng, nhập thời gian nhận phòng, trả phòng, phần mềm sẽ hiển thị gợi ý các hạng phòng còn trống phù hợp để thuận tiện tư vấn và đặt phòng nhanh. Sau khi chọn phòng phù hợp, hệ thống tự động nhập luôn các thông tin đặt phòng đã tìm kiếm trước đó, giúp lễ tân không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần & đảm bảo mức độ chính xác cao, hạn chế nhầm lẫn, sai sót thông tin đặt phòng.
Đặt phòng online qua website
Chỉ với một thao tác bật tính năng trên phần mềm, chủ khách sạn đã nhanh chóng sở hữu ngay đường link & mã QR đặt lịch riêng của khách sạn. Phần mềm cũng cho phép thiết lập trang đặt phòng online đơn giản với các thông tin cần thiết như: số lượng phòng tối đa, thiết lập bảng giá áp dụng cho bảng giá chung hoặc giá theo giờ. Đồng thời, chủ khách sạn cũng có thể thiết lập màu sắc, hình ảnh nền theo ý muốn.
Thay vì phải gọi điện, nhắn tin trong giờ làm việc của khách sạn để được nhân viên hỗ trợ đặt phòng, giờ đây, khách hàng có thể truy cập link hoặc quét mã QR đặt phòng online bất kỳ lúc nào. Hệ thống cũng sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực các hạng phòng & số lượng phòng còn trống để thuận tiện lựa chọn, tránh trường hợp khách đặt phòng đã hết hoặc đã được đặt trước. Khi khách hàng hoàn tất đặt phòng, thông tin đặt phòng sẽ được thông báo ngay đến thu ngân để kịp thời xác nhận, xếp phòng và gửi thông báo, email xác nhận đặt phòng đến khách hàng nhanh chóng nhất.
Xem thêm: Đặt phòng online dễ dàng trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet
Xem lịch đặt phòng tiện lợi
Phần mềm cũng giúp chủ khách sạn & nhân viên lễ tân có thể theo dõi lịch đặt phòng tiện lợi trên máy tính hoặc điện thoại. Từ đây, khách sạn có thể nắm bắt được nhanh chóng phòng nào đang có khách, phòng nào còn trống, phòng nào sắp nhận, sắp trả hay quá giờ trả chính xác. Điều này giúp lễ tân có thể nhanh chóng tư vấn và đặt phòng cho khách nhanh chóng, không lo chồng chéo. Đồng thời, phần mềm cũng hiển thị chi tiết tình trạng phòng đã dọn hay chưa dọn giúp khách sạn lên lịch dọn dẹp và đón tiếp khách hàng chu đáo hơn.
Tùy chọn thuê phòng theo ngày/đêm/tháng tiện lợi
Trên màn hình đặt phòng, lễ tân có thể tùy chọn thuê phòng theo các hình thức như thuê theo giờ, theo ngày, theo tháng linh hoạt. Với mỗi hình thức, phần mềm đều hiển thị giá tiền cụ thể, không cần mất công tính toán. Chủ khách sạn có thể thiết lập bảng giá phòng theo thời gian cụ thể hoặc theo nấc bậc thang để phần mềm tự động áp dụng khi khách đặt phòng.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà nghỉ – Tính tiền phòng theo giờ tự động
Xem thêm: Tính tiền phòng thuê tháng tiện lợi trên phần mềm quản lý khách sạn
Nhận phòng, trả phòng và thanh toán nhanh chóng
Phần mềm quản lý khách sạn cũng hỗ trợ tìm phòng đã đặt trước theo họ tên/số điện thoại khách hàng, quét căn cước công dân, tự động nhập thông tin khách hàng chỉ trong 3 giây, tiết kiệm 30% thời gian checkin và xuất file danh sách khách lưu trú theo mẫu khai báo Bộ Công An. Chủ khách sạn có thể thực hiện thao tác nhận phòng, trả phòng cho khách nhanh chóng.
Việc checkout trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Chỉ cần xác nhận giờ trả phòng, hệ thống sẽ tự động tính thời gian sử dụng (dựa trên thời gian check in, check out) và tổng tiền mà khách cần phải trả. Phần mềm cũng hỗ trợ thanh toán theo nhiều hình thức: quẹt thẻ, chuyển khoản, tiền mặt, quét mã QR Code tiện lợi và linh hoạt.
Quản lý thông tin khách lưu trú
Tính năng quản lý khách lưu trú giúp nhân viên theo dõi chi tiết các thông tin đặt phòng, đặt cọc, thời gian lưu trú, công nợ, tích điểm,…Mọi dữ liệu đều được lưu trữ chi tiết trên hệ thống, nhân viên khách sạn có thể dễ dàng liên hệ, hỗ trợ kịp thời cho từng khách hiệu quả. Nhờ đó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách hàng.
Phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn KiotViet với rất nhiều tính năng chuyên biệt sẽ giúp chủ khách sạn quản lý đặt phòng hiệu quả, nâng cao trải nghiệm khách hàng. Hiện tại, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet đang được DÙNG THỬ MIỄN PHÍ không giới hạn tính năng. Nhanh tay đăng ký trải nghiệm ngay.
