Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các chủ quán kinh doanh dịch vụ ăn uống. Từ việc tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót, đến việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế, hóa đơn điện tử là một công cụ không thể thiếu trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả quản lý.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là gì?
Căn cứ pháp lý:
- Điều 89 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019;
- Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC;
- Công văn số 3591/TCT-CNTT ngày 28/9/2022 của Tổng cục Thuế về việc triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khởi tạo từ máy tính tiền và được kết chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ truyện nhận, lưu trữ hóa đơn điện tử theo Quy định.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tập trung vào một số dịch vụ kinh doanh bán lẻ và dịch vụ ăn uống như nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa,…
Xem thêm:KiotViet ra mắt giải pháp hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
1/ Nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền
Căn cứ theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế:
- Nhận biết được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không yêu cầu bắt buộc có chữ ký số.
- Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn hoặc bản sao chụp hóa đơn hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn, được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp nhằm làm căn cứ xác định nghĩa vụ về thuế.
2/ Nội dung trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế gồm có các nội dung như sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Ghi thông tin khớp với thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, đăng ký hợp tác xã.
- Thông tin người mua trong trường hợp người mua yêu cầu.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế.
Tại sao hộ kinh doanh kinh doanh dịch vụ ăn uống nên sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
- Chủ động 24/7 trong việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ, xử lý triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn.
- Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay khi thanh toán.
- Không bắt buộc có chữ ký số; khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
- Cuối ngày chỉ phải chuyển dữ liệu HĐĐT đã sử dụng trong ngày cho cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
- Giảm sai sót: Sử dụng máy tính tiền để khởi tạo hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sai sót do nhân viên nhập liệu thủ công. Các thông tin trên hóa đơn được tự động cập nhật từ hệ thống, đảm bảo tính chính xác.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp chủ quán tuân thủ các quy định về hóa đơn của cơ quan thuế. Điều này giúp tránh các rủi ro pháp lý và những vấn đề liên quan đến việc kê khai thuế.
Xem thêm:Phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử
Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet
Kiotviet là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp khởi tạo hóa đơn điện tử được phát triển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây tiên tiến. Phần mềm phù hợp với các mô hình kinh doanh dịch vụ ăn uống như nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa,… giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng một cách thuận tiện, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
Một số lợi ích nổi bật khi các chủ quán xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên phần mềm quản lý bán hàng Kiotviet:
- Phát hành hóa đơn điện tử, cung cấp số hóa đơn trên phần mềm.
- Gửi thông tin hóa đơn bán hàng lên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
- Kiểm tra hóa đơn điện tử trước khi phát hành. Để tránh sai sót dữ liệu trong hóa đơn.
- Xử lý hóa đơn điện tử viết sai: Hóa đơn điện tử khi có sai sót có thể bị hủy và tiếp tục phát hành hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ.
- Cho phép tạo, phát hành hóa đơn tùy chỉnh khi hóa đơn đã được tạo và tùy chỉnh cho người mua, kê khai thuế, giao hàng và cung cấp dịch vụ.
Việc tích hợp hóa đơn điện tử giúp cơ sở kinh doanh dễ dàng tuân thủ các quy định về thuế của nhà nước. Hóa đơn điện tử được chấp nhận hợp pháp và dễ dàng kiểm tra, giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến thuế và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.
