Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, việc quản lý thu chi tiền mặt một cách hiệu quả và tránh thất thoát là một trong những thách thức lớn đối với các chủ kinh doanh khách sạn. Để giải quyết vấn đề này, KiotViet đã ra mắt tính năng “Kết Ca”, một công cụ mạnh mẽ giúp các chủ khách sạn quản lý tài chính một cách chi tiết và minh bạch theo từng ca làm việc.
Thực trạng kiểm tra và giám sát các khoản thu chi tiền mặt trong quá trình giao ca, kết ca hiện nay
Hiện nay, việc quản lý các khoản thu chi tiền mặt trong quá trình giao ca, kết ca tại khách sạn đang diễn ra theo phương pháp thủ công, tức là sử dụng sổ sách và nhập liệu bằng file Excel, do đó, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế và bất cập.
Sai sót và nhầm lẫn
- Việc ghi chép thủ công dễ dẫn đến sai sót trong việc ghi nhận số tiền, thời gian, và chi tiết giao dịch.
- Các lỗi như viết/ nhập liệu sai số, nhầm lẫn trong cộng trừ số liệu là rất phổ biến.
Khó kiểm tra và đối chiếu
- Việc kiểm tra và đối chiếu thông tin từ nhiều quyển sổ, nhiều file khác nhau có thể mất nhiều thời gian và công sức.
- Khó phát hiện nhanh chóng các sai lệch hoặc gian lận.
Thất thoát và gian lận
- Hệ thống quản lý thủ công dễ bị lợi dụng để thực hiện các hành vi gian lận như ghi thiếu thu, ghi khống chi.
- Thiếu minh bạch và khó kiểm soát các giao dịch tiền mặt.
Tốn thời gian và nhân lực
- Nhân viên phải dành nhiều thời gian để ghi chép và kiểm tra sổ sách, làm giảm hiệu suất làm việc.
- Quá trình giao ca và kết ca kéo dài, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Báo cáo không kịp thời và thiếu chính xác
- Việc lập báo cáo tài chính từ sổ sách thủ công thường mất nhiều thời gian và dễ bị sai sót.
- Khó cập nhật thông tin kịp thời cho quản lý và ban lãnh đạo.
Khó lưu trữ và bảo quản
- Sổ sách giấy dễ bị hư hỏng, mất mát hoặc bị tiêu hủy do các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, cháy nổ.
- Việc lưu trữ sổ sách lâu dài đòi hỏi không gian và điều kiện bảo quản đặc biệt.
Thiếu tích hợp và phân tích dữ liệu
- Sổ sách thủ công không cho phép tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, gây khó khăn trong việc phân tích và đưa ra quyết định.
- Không thể tạo ra các báo cáo phân tích chi tiết và đa chiều một cách nhanh chóng.
Những vấn đề trên cho thấy rằng phương pháp quản lý thủ công bằng sổ sách, file Excel không còn phù hợp với sự phát triển hiện đại và nhu cầu quản lý hiệu quả của các khách sạn.
Xem thêm:Thiết lập trang đặt phòng Online trên phần mềm quản lý khách sạn: Kiểm tra phòng trống và đặt phòng linh hoạt ngay trên máy tính, điện thoại
Tính năng “Kết Ca” của KiotViet là gì?
Tính năng “Kết Ca” được thiết kế để giúp các chủ khách sạn theo dõi và quản lý tình hình thu chi của từng ca làm việc một cách chi tiết và rõ ràng.
Quản lý chi tiết từng ca làm việc
- Ghi nhận chi tiết giao dịch: Mỗi ca làm việc sẽ được ghi nhận chi tiết các giao dịch tiền mặt, quẹt thẻ, chuyển khoản giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
- Tổng kết ca làm việc: Cuối mỗi ca, hệ thống sẽ tổng kết và báo cáo chi tiết các khoản thu chi, giúp người quản lý nắm bắt được tình hình tài chính ngay lập tức.
Giám sát thu chi tiền mặt chặt chẽ
- Đối chiếu tiền mặt: Hệ thống tự động đối chiếu số tiền mặt thực tế với số liệu ghi nhận trong hệ thống, giúp phát hiện kịp thời các sai lệch.
- Báo cáo minh bạch: Các báo cáo chi tiết và minh bạch giúp người quản lý dễ dàng phát hiện các giao dịch bất thường.
Tiện ích cho người dùng
- Giao diện thân thiện: Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, giúp nhân viên thao tác nhanh chóng và chính xác.
- Tích hợp đa nền tảng: Tính năng “Kết Ca” có thể sử dụng trên nhiều thiết bị, từ máy tính đến điện thoại di động, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt trong quản lý.
Làm thế nào để sử dụng tính năng “Kết Ca”?
Để sử dụng tính năng “Kết Ca”, người dùng cần thực hiện một số bước cơ bản sau:
- Đăng nhập vào hệ thống KiotViet: Sử dụng tài khoản quản lý để đăng nhập vào hệ thống.
- Thiết lập ca làm việc: Xác định thời gian và nhân viên phụ trách cho từng ca làm việc.
- Ghi nhận giao dịch: Trong suốt ca làm việc, các giao dịch tiền mặt sẽ được ghi nhận chi tiết trong hệ thống.
- Tổng kết và đối chiếu: Cuối ca làm việc, thực hiện tổng kết và đối chiếu số tiền mặt thực tế với số liệu trong hệ thống.
- Xuất báo cáo: Xuất báo cáo chi tiết về tình hình thu chi trong ca làm việc để lưu trữ và đối chiếu.
Xem thêm:Gửi email tự động cho khách hàng khi đặt phòng thành công, cập nhật thông tin hoặc xác nhận hủy đặt phòng ngay trên phần mềm
Lợi ích lâu dài của tính năng “Kết Ca” trong quản lý và vận hành khách sạn
Việc sử dụng tính năng “Kết Ca” không chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn mà còn giúp chủ khách sạn xây dựng một hệ thống quản lý tài chính bền vững và hiệu quả trong dài hạn.
- Giao ca nhanh chóng, dễ dàng: Phần mềm quản lý khách sạn giúp quá trình giao ca trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Nhân viên không cần mất nhiều thời gian ghi chép thủ công, hệ thống tự động tổng hợp và hiển thị các giao dịch trong ca. Điều này giúp giảm thiểu thời gian giao ca, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất của nhân viên.
- Kiểm kê thu chi chính xác: Với tính năng tự động ghi nhận và tính toán các giao dịch, phần mềm quản lý đảm bảo sự chính xác tuyệt đối trong kiểm kê thu chi. Dữ liệu được hệ thống xử lý và đối chiếu tự động, giảm thiểu sai sót do con người. Chủ khách sạn có thể tin tưởng vào số liệu tài chính được cung cấp, giúp quản lý tài chính hiệu quả và minh bạch hơn.
Tính năng “Kết Ca” của KiotViet là một công cụ hữu ích giúp các chủ khách sạn quản lý thu chi tiền mặt một cách hiệu quả và chi tiết. Bằng cách ghi nhận và đối chiếu các giao dịch theo từng ca làm việc, nhà kinh doanh có thể ngăn chặn các thất thoát và gian lận tài chính, đảm bảo tính minh bạch và uy tín trong hoạt động kinh doanh.
