Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Đặc biệt trong ngành nhà hàng, ăn uống và giải trí, việc chấm công chính xác và tiện dụng là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả. Chính vì lẽ đó, KiotViet đã cho ra mắt tính năng chấm công bằng QR trên thiết bị di động, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho chủ cơ sở kinh doanh.
Chấm công bằng QR trên điện thoại di động là gì?
Chấm công bằng QR là phương pháp sử dụng mã QR để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Nhân viên chỉ cần sử dụng điện thoại di động để quét mã QR khi vào và ra khỏi nơi làm việc. Dữ liệu sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống quản lý của KiotViet, giúp nhà kinh doanh dễ dàng theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Việc chấm công bằng QR trên thiết bị di động mang lại cho chủ cơ sở kinh doanh một số lợi ích:
- Chính xác: Mọi thông tin về giờ vào và ra đều được ghi nhận một cách chính xác, giảm thiểu sai sót và gian lận trong việc chấm công.
- Tiện dụng: Nhân viên chỉ cần một chiếc điện thoại di động để quét mã QR, không cần phải mua sắm thêm thiết bị chấm công phức tạp và đắt tiền.
- Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào máy chấm công truyền thống, chủ cơ sở kinh doanh có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.
Chủ quán cũng có thể thiết lập định vị GPS chính xác cho cơ sở kinh doanh của mình, hệ thống cũng sẽ hỗ trợ cài đặt phạm vi cho phép chấm công chính xác giúp chủ quán quản lý chặt chẽ việc check in, check out của nhân viên, tránh trường hợp nhân viên gian lận, chấm công từ xa khi chưa có mặt tại quán hoặc về sớm nhưng vẫn hiển thị chấm công đầy đủ.
Xem thêm:Tự động cập nhật bảng tính lương mỗi ngày trên phần mềm quản lý spa/ salon: Đảm bảo tính minh bạch, chính xác
Hướng dẫn sử dụng tính năng chấm công bằng QR trên phần mềm quản lý bán hàng KiotViet
Để bắt đầu sử dụng tính năng chấm công bằng QR, chủ cơ sở kinh doanh cần thực hiện các bước sau:
Để thực hiện việc chấm công trên điện thoại di động, sau khi gian hàng bật tính năng trong Nhân viên -> Thiết lập chung -> Chấm công, chủ quán cần thực hiện thêm các thao tác sau:
- Với mã QR của chi nhánh, bạn có thể:
+ Mở pop-up ngay trên máy tính để nhân viên quét mã chấm công.
+ Đổi mã QR khác: Khi đổi qua mã QR code mới, mã QR cũ sẽ không còn hiệu lực để tiếp tục chấm công.
+ In mã để đặt tại vị trí chấm công quy định.
- Để chấm công bằng cách quét mã QR nhanh chóng, nhân viên cần chia sẻ GPS trên thiết bị di động cho hệ thống.
- Nếu chưa chia sẻ GPS -> khi chấm công nhân viên sẽ gặp lỗi và cần được quản lý/chủ quán xác nhận để hệ thống ghi nhận việc chấm công.
- Với lần quét mã QR đầu tiên trên thiết bị di động, nhân viên cần đăng nhập bằng Số điện thoại (đã được lưu trong Nhân viên trước đó) hoặc Mã nhân viên -> chọn Tiếp
- Hệ thống chuyển sang màn hình Mã xác nhận. Để có mã xác nhận này, nhân viên cần liên hệ với tài khoản quản lý thao tác trên màn hình Nhân viên, tại thông tin của nhân viên cần chấm công, kích Lấy mã xác nhận -> cấp Mã xác nhận
- Trên thiết bị di động, nhân viên nhập mã xác nhận đã được quản lý cung cấp -> chạm Tiếp.
- Sau khi nhân viên nhập mã xác nhận thành công, trong màn hình Nhân viên sẽ ghi nhận thông tin thiết bị di động được phép chấm công.
- Một nhân viên chỉ được chấm công trên 1 thiết bị di động. Nếu nhân viên muốn thay đổi chấm công sang thiết bị khác, trước tiên quản lý gian hàng cần xóa thông tin thiết bị di động cũ trước. Sau đó nhân viên thực hiện lại các bước quét mã QR như trên đến khi nhập được mã xác nhận thành công.
- Chủ quán hay người quản lý có thể thiết lập ca làm việc của từng nhân viên và cho phép chấm công theo ca làm việc trong thời gian cho phép. Nếu quá giờ so với thời gian bắt đầu ca làm việc sẽ không được ghi nhận chấm công. Đồng thời chủ quán cũng có thể cài đặt tính đi muộn, về sớm linh hoạt. Ví dụ, có thể thiết lập tính đi muộn sau 15 phút hoặc về sớm trước 15 phút.
Lợi ích của việc sử dụng tính năng chấm công bằng QR trên điện thoại đối với chủ cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống trong việc quản lý nhân viên
Trong ngành nhà hàng, ăn uống và giải trí, tính năng chấm công bằng QR mang lại nhiều lợi ích đặc biệt:
- Quản lý ca làm linh hoạt: Với lịch làm việc linh hoạt và thay đổi liên tục, việc chấm công bằng QR giúp quản lý dễ dàng điều chỉnh và theo dõi ca làm việc của nhân viên. Các thông tin như: ca làm việc, giờ đến, giờ về, lịch sử đổi ca đều được lưu lại chính xác và hoàn toàn tự động.
- Đáp ứng nhu cầu đa dạng: Các nhà hàng, quán ăn và cơ sở giải trí thường có nhiều nhân viên làm việc bán thời gian, việc chấm công bằng QR giúp quản lý dễ dàng theo dõi và tính toán công cho từng nhân viên.
- Tự động tổng hợp bảng chấm công, tính lương dễ dàng: Mọi tính toán lương thưởng đều được vận hành tự động, hạn chế nhầm lẫn, sai sót và quan trọng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi từ máy tính khi được kết nối internet nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, giải quyết công việc nhanh nhất dù không có mặt ở cửa hàng. Chủ quán sẽ không cần tính lương thủ công mà chi tiết bảng lương của từng nhân viên sẽ được phần mềm tổng hợp từ dữ liệu chấm công và tự động tính toán chính xác theo thiết lập lương có sẵn của từng nhân viên. Chi tiết bảng lương cũng được lưu trữ trên phần mềm giúp chủ tiệm dễ dàng tra soát khi cần.
Xem thêm:Quản lý và theo dõi hiệu suất của nhân viên ngay trên thiết bị di động với phần mềm bán hàng
Chấm công bằng QR trên thiết bị di động với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho nhà kinh doanh, đặc biệt trong ngành nhà hàng, ăn uống và giải trí. Tính năng này không chỉ giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và tiện dụng, mà còn tiết kiệm chi phí đầu tư vào thiết bị chấm công. Với những lợi ích rõ rệt, đây chắc chắn là giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả mà bất kỳ chủ quán nào cũng nên cân nhắc áp dụng.
