Đặc thù khi kinh doanh vật liệu xây dựng là khách hàng thường xuyên lấy hàng theo đợt, ghi công nợ, thanh toán làm nhiều lần rất khó kiểm soát. Nếu chủ cửa hàng vẫn sử dụng sổ sách, file excel để ghi chép công nợ thì thất thoát, nhầm lẫn, hay quên không thu hồi nợ khách hàng là điều thường xuyên xảy ra. Muốn quản lý công nợ hiệu quả và chính xác, theo dõi ngay bí quyết dưới đây!
Quản lý công nợ là gì? Có những loại công nợ nào khi kinh doanh vật liệu xây dựng?
Hiểu đơn giản, quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản cần thu từ khách hàng đã mua hàng hóa hoặc khoản cần chi trả cho nhà cung cấp khi nhập hàng và đơn vị vận chuyển khi cần chuyển hàng. Quản lý công nợ sẽ giúp các chủ kinh doanh quản lý dòng tiền tốt hơn, hạn chế tối đa thất thoát tiền bạc do không quản lý chặt chẽ các khoản thu chi khi bán hàng.
Khi kinh doanh vật liệu xây dựng, bạn cần nắm rõ các loại công nợ thường gặp như sau:
• Các khoản phải thu từ khách hàng: Là những khoản tiền cần thu của khách mua hàng, lấy nguyên vật liệu nhưng chưa thanh toán hết.
• Các khoản cần trả nhà cung cấp, đối tác vận chuyển: Là khoản tiền cần trả cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, đại lý hay các đối tác vận chuyển hàng hóa khi bạn lấy hàng hay sử dụng dịch vụ vận chuyển của bên họ.
Những khó khăn thường gặp khi quản lý công nợ cửa hàng vật liệu xây dựng
• Mất nhiều thời gian để tra cứu công nợ
Những hình ảnh thường thấy tại các cửa hàng vật liệu xây dựng đó là chồng sổ sách dày cộp hay những bảng tính excel rối mắt, khó tìm. Mỗi khi khách hàng đến trả tiền hàng lại phải mất công tìm kiếm, tra sổ sách để tìm ghi chú xem khách hàng còn nợ bao nhiêu, đã trả những khoản nào. Đôi khi xảy ra trường hợp như quên không ghi lại hay mất sổ sách, file dữ liệu gây khó khăn trong việc thanh toán và làm mất nhiều thời gian của khách hàng.
• Không nhớ chính xác công nợ khách hàng, nhà cung cấp
Một trong những vấn đề điển hình mà nhiều chủ cửa hàng vật liệu xây dựng gặp phải nữa đó là không ghi nhớ chính xác từng khoảng công nợ của khách hàng hay nhà cung cấp khác nhau. Mỗi ngày có rất nhiều khách đến lấy hàng, nhà cung cấp chuyển hàng về, bận rộn với hàng hóa nhiều khi chủ shop quên không ghi lại khách đã lấy những mặt hàng gì, hóa đơn ghi nợ là bao nhiêu hay nhà cung cấp đã chuyển những hàng nào, còn hàng nào chưa chuyển, đã thanh toán cho nhà cung cấp hay chưa,…
• Khó thu hồi nợ khách hàng
Thu hồi công nợ khách hàng cũng là một bài toán khó đối với các chủ kinh doanh vật liệu xây dựng. Hàng nhập thì nhiều nhưng khách nào cũng đợi nhập hết rồi thanh toán, thanh toán theo đợt lẻ khiến chủ cửa hàng nhiều khi khó kiểm soát và phải ghi chép, cộng sổ rất nhiều lần.
• Khó thống kê, báo cáo công nợ chi tiết
Chủ cửa hàng muốn thống kê công nợ cần phải làm bảng, tra sổ sách để tổng hợp và thống kê mất rất nhiều thời gian, lại còn không đảm bảo được sự chính xác do ghi thiếu, ghi sai công nợ. Đồng thời, chủ cửa hàng cũng phải kiểm tra lại các giao dịch chuyển tiền, tiền mặt để biết khách đã thanh toán rồi hay chưa,…
Xem thêm: Phần mềm quản lý công nợ đơn giản, dễ dùng, tiết kiệm chi phí
Bí quyết quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng vật liệu xây dựng
Vậy bí quyết giúp các chủ cửa hàng quản lý công nợ hiệu quả là gì? Hơn 250.000 nhà kinh doanh đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý công nợ để tiết kiệm thời gian và quản lý hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý công nợ cho cửa hàng vật liệu xây dựng được thiết kế chuyên biệt, thân thiện với các chủ kinh doanh ngành hàng này, giúp chủ shop có thể dễ dàng thao tác và sử dụng nhanh chóng chỉ sau 15 phút làm quen.
Sử dụng phần mềm để quản lý công nợ sẽ giúp chủ cửa hàng:
• Tiết kiệm 80% thời gian và công sức quản lý công nợ nhờ tính năng tự động cập nhật
Thực tế chứng minh rằng dù lượng sản phẩm và khách hàng ít hay nhiều thì thời gian để bạn ghi chép vào sổ, hay nhập số liệu vào file đều rất tốn thời gian công sức. Đặc biệt các sổ sách và file quản lý này đều không có sự liên kết với nhau dẫn đến bạn gặp khó khăn trong khâu xử lý thông tin. Ví dụ như có khách hàng đến mua nợ, bạn sẽ phải tìm sổ hoặc file hàng hóa để trừ đi tồn kho rồi sang sổ/file công nợ để cập nhật nợ cho khách. Và dĩ nhiên thiếu bất cứ khâu nào thì số liệu về doanh thu, lợi nhuận,.. của cửa hàng đều sẽ bị sai.
Mọi khó khăn này đều đã được phần mềm quản lý công nợ giải quyết hết nhờ tính năng tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh các hoạt động nhập hàng, bán hàng hay ship hàng (đối với các shop có giao hàng tận nơi). Nhờ đó bạn không phải mất công theo dõi, tính toán công nợ làm gì cho đau đầu vì tất cả đã có phần mềm xử lý giúp bạn rồi. Đặc biệt KiotViet còn hỗ trợ chủ cửa hàng quản lý công nợ ngay trên điện thoại thông qua 2 phiên bản mobile đã có mặt trên tất cả hệ điều hành thông dụng và cho tải miễn phí.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng tốt nhất hiện nay
• Theo dõi lịch sử nợ cần thu của khách hàng
Với những khách hàng có nợ với cửa hàng, phần mềm quản lý khách hàng sẽ thống kê đầy đủ từng công nợ, chi tiết cho từng khách hàng với từng sản phẩm theo từng ngày, và tổng hợp các giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng. Đồng thời phân loại thành các báo cáo nhỏ, thống kê công nợ theo hướng dễ quản lý và dễ tìm kiếm. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra được lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng, sản phẩm … của từng khách hàng.
• Điều chỉnh hạn mức nợ
Trong cấu hình ghi nợ của phần mềm quản lý khách hàng, chủ cửa hàng có thể chọn hạn mức nợ tối đa của khách hàng, theo đó, đối với những khách hàng có mức nợ vượt qua ngưỡng cho phép, đơn hàng sẽ không thực hiện. Chức năng này đối với cửa hàng nói chung, có ý nghĩa lớn trong việc kiểm soát được rủi ro vỡ nợ của khách hàng, bằng cách đặt ra hạn mức nợ tối đa cho mỗi khách hàng. Sau khi cập nhật thành công, hệ thống tự động sinh ra một phiếu điều chỉnh nợ, sao cho nợ mới bằng giá trị vừa nhập vào.
Xem thêm: Tải miễn phí app quản lý bán hàng vật liệu xây dựng
• Giao dịch ghi nợ đơn giản
Đối với các khách hàng mua nợ, nhân viên bán hàng tạo hóa đơn với đầy đủ thông tin về hàng hóa mua, số lượng mua, tổng số tiền phải trả như bình thường. Đến khâu thanh toán, thay vì chọn các hình thức thanh toán, nhân viên bán hàng sẽ chọn phương thức “Ghi nợ”, theo đó, số tiền nợ sẽ được cộng vào trong báo cáo công nợ khách hàng của từng khách hàng cụ thể mà không sợ bị nhầm lẫn thông tin.
• Tự động tổng hợp báo cáo công nợ khách hàng chi tiết
Phần mềm KiotViet sẽ tự động tổng hợp báo cáo công nợ khách hàng theo thời gian cụ thể. Chủ kinh doanh khi muốn thống kê công nợ chỉ cần vào phần Báo cáo, chọn mối quan tâm là Công nợ. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp Top 10 khách hàng nợ nhiều nhất kèm theo tổng số tiền công nợ chi tiết. Khi muốn xem cụ thể, chỉ cần click vào khách hàng cụ thể để theo dõi công nợ theo từng ngày, từng giờ dễ dàng.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay để trải nghiệm giải pháp quản lý công nợ khác biệt và hiệu quả và rất nhiều tính năng quản lý bán hàng hữu ích khác ngay thôi nào.
