Việc tự động hóa các quy trình kinh doanh không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trong ngành spa và salon, nơi sự hài lòng của khách hàng là ưu tiên hàng đầu, việc sử dụng phần mềm quản lý để tự động gửi SMS khi phát sinh hóa đơn hoặc nhắc lịch hẹn trước 24 giờ đang trở thành một giải pháp hữu hiệu. Bài viết này sẽ đi sâu vào lợi ích, cách thức hoạt động và những điểm cần lưu ý khi triển khai hệ thống tự động gửi SMS trong spa, salon bằng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet.
Lợi ích của việc tự động gửi tin nhắn SMS bằng phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh spa, salon
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực
Việc tự động gửi SMS giúp các chủ spa, salon tiết kiệm thời gian soạn thảo và gửi tin nhắn thủ công. Nhân viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng khác như chăm sóc khách hàng trực tiếp, quản lý nhân sự và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khách hàng sẽ cảm thấy được chăm sóc và quan tâm khi nhận được thông báo nhắc nhở lịch hẹn hoặc xác nhận hóa đơn một cách kịp thời. Điều này giúp tăng cường mối quan hệ khách hàng và tạo lòng tin, từ đó khuyến khích khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ nhiều lần hơn.
- Giảm thiểu tình trạng bỏ lỡ lịch hẹn
Nhắc nhở lịch hẹn trước 24 giờ giúp khách hàng dễ dàng sắp xếp thời gian, tránh bỏ lỡ lịch hẹn. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa lịch làm việc của spa, salon mà còn tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
- Tăng doanh thu
Khi khách hàng nhận được thông báo nhắc nhở lịch hẹn hoặc xác nhận hóa đơn, họ có xu hướng quay lại sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn. Điều này giúp tăng doanh thu và phát triển kinh doanh bền vững.
Xem thêm:Tự động cập nhật bảng tính lương mỗi ngày trên phần mềm quản lý spa/ salon: Đảm bảo tính minh bạch, chính xác
Cách thức hoạt động của tính năng tự động gửi SMS trên phần mềm quản lý spa, salo của KiotViet
- Tích hợp phần mềm quản lý bán hàng với hệ thống gửi SMS tự động
Phần mềm quản lý spa, salon thường được tích hợp với các hệ thống gửi SMS tự động. Khi khách hàng đặt lịch hẹn hoặc phát sinh hóa đơn, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo qua SMS đến số điện thoại đã đăng ký của khách hàng.
- Cấu hình và tùy chỉnh tin nhắn
Chủ spa, salon có thể tùy chỉnh nội dung tin nhắn để phù hợp với nhu cầu kinh doanh và phong cách giao tiếp của mình. Các tin nhắn nhắc nhở lịch hẹn thường bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm và dịch vụ sẽ được cung cấp. Tin nhắn xác nhận hóa đơn có thể bao gồm chi tiết dịch vụ, chi phí và lời cảm ơn.
- Lập lịch gửi tin nhắn
Phần mềm quản lý spa, salon KiotViet cho phép lập lịch gửi tin nhắn tự động. Đối với thông báo nhắc lịch hẹn, hệ thống sẽ gửi tin nhắn trước 24 giờ so với thời gian hẹn. Đối với thông báo hóa đơn, tin nhắn sẽ được gửi ngay sau khi phát sinh giao dịch.
Xem thêm:KiotViet ra mắt màn hình tổng quan mới: Hiển thị báo cáo chi tiết, đa chiều theo đặc trưng ngành Salon, Spa
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng tính năng gửi SMS tự động trên phần mềm quản lý spa, salon KiotViet
1. Thiết lập tính năng
– Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, bạn chọn Thiết lập gian hàng
– Trên khối Thiết lập quản lý bạn chọn Đối tác, kích chọn biểu tượng để bật tính năng Gửi SMS tự động
2. Tạo SMS tự động
– Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, bạn chọn Quản lý SMS – Email
– Màn hình Quản lý SMS – Email, bạn nhấn + Thêm mẫu -> nhấn + SMS
– Tiếp tục nhập thông tin:
Tên mẫu tin
Điều kiện gửi: Chọn Tự động gửi.
Điều kiện tự động gửi:
- Thanh toán hóa đơn: Hệ thống tự động gửi SMS ngay khi phát sinh hóa đơn.
- Nhắc lịch hẹn: Hệ thống tự động gửi SMS thông báo nhắc lịch hẹn trước 24 giờ.
Thương hiệu gửi tin: Chọn thương hiệu bạn đăng ký với VietGuys.
Đối tượng nhận: Mặc định là khách hàng
Nội dung: Bắt buộc nhập, bạn có thể chọn biểu tượng để xem các cú pháp lấy thông tin chi tiết mà KiotViet có hỗ trợ
Lưu ý: Hệ thống không cho phép chọn Tự động gửi nếu trong danh sách mẫu tin đã có mẫu tin cho cả 2 điều kiện tự động gửi.
Sau khi soạn thảo nội mẫu SMS xong, có các tùy chọn:
- Lưu: Hệ thống tạo thành công mẫu SMS và gửi tự động theo thông tin đã thiết lập.
- Hủy: Hủy bỏ việc tạo mẫu SMS này.
3. Gửi SMS tự động
Sau khi thiết lập tính năng và tạo mẫu SMS hệ thống sẽ gửi SMS tự động theo hai điều kiện tự động gửi đã tạo trong mẫu.
- Thanh toán hóa đơn: Ngay khi hóa đơn được phát sinh và có thông tin khách hàng trên đơn kèm số điện thoại, SMS sẽ được gửi đến khách.
- Nhắc lịch hẹn: Hệ thống tự động gửi SMS thông báo nhắc lịch hẹn trước 24 giờ với các lịch có thông tin khách hàng.
Việc tự động gửi SMS khi phát sinh hóa đơn hoặc nhắc lịch hẹn trước 24 giờ bằng phần mềm quản lý spa, salon KiotViet mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, hệ thống này còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm thiểu tình trạng bỏ lỡ lịch hẹn và tăng doanh thu cho chủ kinh doanh trong lĩnh vực làm đẹp.
