Phần mềm quản lý phòng khám là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cơ sở khám chữa bệnh trong quá trình hoạt động. Phần mềm này tích hợp đầy đủ các tính năng, công nghệ hiện đại để quản lý các chức năng của phòng khám như lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, kiểm soát tồn kho thuốc,…
Phòng khám vừa và nhỏ thường gặp vấn đề gì trong quá trình vận hành và quản lý?
Các phòng khám, đặc biệt là những phòng khám đa khoa và chuyên khoa có quy mô vừa và nhỏ, thường gặp phải nhiều thách thức trong việc quản lý kho thuốc và đặt lịch khám cho bệnh nhân. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến mà các phòng khám thường phải đối mặt:
- Quản lý kho thuốc
+ Kiểm soát tồn kho kém chính xác
Việc theo dõi số lượng thuốc tồn kho thường được thực hiện thủ công, dẫn đến sai sót và thiếu chính xác. Các nhân viên y tế có thể gặp khó khăn trong việc xác định lượng thuốc còn lại, dẫn đến tình trạng thiếu hoặc dư thừa thuốc.
+ Hết hạn thuốc
Do không có hệ thống quản lý chặt chẽ, nhiều phòng khám không kiểm soát được ngày hết hạn của thuốc. Điều này có thể dẫn đến việc sử dụng thuốc hết hạn, gây nguy hiểm cho bệnh nhân và vi phạm quy định y tế.
+ Lãng phí thuốc
Khi không kiểm soát tốt lượng thuốc tồn kho, phòng khám có thể gặp tình trạng lãng phí thuốc do hết hạn hoặc do đặt hàng quá nhiều so với nhu cầu thực tế. Điều này dẫn đến lãng phí tài chính và tài nguyên.
+ Quản lý và đặt hàng không hiệu quả
Việc đặt hàng thuốc thường không dựa trên dữ liệu chính xác về nhu cầu sử dụng, dẫn đến việc đặt hàng không hợp lý. Phòng khám có thể gặp khó khăn trong việc đảm bảo luôn có đủ thuốc cần thiết mà không dư thừa.
- Đặt lịch khám cho bệnh nhân
+ Lịch hẹn bị trùng lặp
Khi sử dụng phương pháp đặt lịch thủ công hoặc hệ thống không tối ưu, các phòng khám dễ gặp tình trạng lịch hẹn bị trùng lặp. Điều này gây ra sự bất tiện cho bệnh nhân và làm tăng khối lượng công việc cho nhân viên y tế.
+ Không đảm bảo được thời gian chờ hợp lý
Việc không quản lý tốt lịch hẹn có thể dẫn đến tình trạng bệnh nhân phải chờ đợi lâu, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ. Thời gian chờ đợi lâu có thể làm giảm sự hài lòng của bệnh nhân và ảnh hưởng đến uy tín của phòng khám.
+ Thiếu thông tin liên lạc
Các phòng khám có thể gặp khó khăn trong việc thông báo cho bệnh nhân về lịch hẹn hoặc thay đổi lịch hẹn nếu không có hệ thống quản lý thông tin liên lạc hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến việc bệnh nhân không đến đúng giờ hoặc bỏ lỡ lịch hẹn.
+ Không theo dõi được lịch sử khám bệnh
Nếu không có hệ thống quản lý lịch sử khám bệnh hiệu quả, phòng khám sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi và cập nhật thông tin về tình trạng sức khỏe của bệnh nhân. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng điều trị và chăm sóc.
Xem thêm:Làm cách nào để chọn phần mềm quản lý nhà thuốc tốt nhất cho người mới bắt đầu kinh doanh?
Phần mềm quản lý phòng khám KiotViet: Giải pháp công nghệ 4.0 giúp quản lý hoạt động phòng khám toàn diện, hiệu quả, tiết kiệm chi phí
Phần mềm quản lý phòng khám KiotViet được thiết kế nhằm tối ưu hóa hoạt động quản lý và vận hành. Với các tính năng tiên tiến và toàn diện, phần mềm này giúp giải quyết hiệu quả những vấn đề mà các phòng khám thường gặp phải.
- Theo dõi tồn kho chính xác
Phần mềm KiotViet cung cấp công cụ theo dõi tồn kho tự động và chính xác, cho phép người dùng dễ dàng kiểm tra số lượng thuốc hiện có. Từ đó giảm thiểu sai sót trong việc kiểm kê, đảm bảo số lượng thuốc luôn được cập nhật chính xác, giúp quản lý kho hiệu quả hơn.
- Quản lý lịch khám và tư vấn bệnh nhân
+ Đặt lịch hẹn trực tuyến
Hệ thống cho phép bệnh nhân đặt lịch hẹn trực tuyến thông qua website được khởi tạo từ phần mềm, do đó bộ phận lễ tân dễ dàng quản lý lịch hẹn hơn, tránh tình trạng trùng lặp lịch hẹn, giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của bệnh nhân.
+ Nhắc lịch hẹn tự động
Phần mềm tự động gửi tin nhắn hoặc email nhắc nhở bệnh nhân về lịch hẹn khám hoặc tư vấn, giúp họ không bỏ lỡ các buổi hẹn quan trọng. Tính năng này giúp tăng tỷ lệ bệnh nhân đến đúng giờ, giảm tình trạng bỏ lỡ lịch hẹn và nâng cao hiệu quả làm việc.
+ Lưu trữ lịch sử khám bệnh, hồ sơ bệnh nhân
Hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin bệnh nhân. lịch sử khám bệnh của bệnh, cho phép bác sĩ dễ dàng truy cập thông tin khi cần. Điều này hỗ trợ nâng cao chất lượng tư vấn và chăm sóc bệnh nhân, giúp theo dõi tình trạng sức khỏe một cách liên tục và chính xác.
- Tích hợp quản lý bán hàng và thanh toán
Phần mềm quản lý phòng khám KiotViet tích hợp quản lý bán hàng, từ việc tạo đơn hàng, quản lý thanh toán, đến việc in hóa đơn, giúp quản lý doanh thu hiệu quả. Tăng tốc quá trình bán hàng, giảm thiểu sai sót và gian lận, đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác.
Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, và ví điện tử, mang lại sự tiện lợi cho khách hàng, đồng thời giúp phòng khám dễ dàng quản lý dòng tiền.
- Báo cáo và phân tích kinh doanh
Hệ thống tự động tạo các báo cáo về doanh thu, tồn kho, và hoạt động kinh doanh, giúp phòng khám nắm bắt tình hình một cách nhanh chóng. Hỗ trợ quản lý đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám KiotViet
Phần mềm quản lý phòng khám KiotViet mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các phòng khám đa khoa và chuyên khoa có quy mô vừa và nhỏ. Dưới đây là 3 lợi ích chính mà các phòng khám có thể nhận được khi sử dụng phần mềm này.
- Giảm thiểu sai sót
Thông tin bệnh nhân được lưu trữ và quản lý một cách có hệ thống và khoa học, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Dữ liệu ghi nhận triệu chứng, chẩn đoán bệnh, đến kê đơn đều được lưu trữ chi tiết trên phần mềm, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
- Tối ưu hiệu quả công việc
Với việc cập nhật thông tin nhanh chóng và đơn giản, bạn tiết kiệm được thời gian rất nhiều, hiệu quả công việc từ đó cũng tăng theo. Ngoài ra, hần mềm quản lý phòng khám có thể hỗ trợ cho những nhà quản lý dễ dàng giám sát nhân viên từ đó giảm được tình trạng thất thoát hay tránh được gian lận trong quá trình kinh doanh phòng khám.
Nắm bắt được tình hình kinh doanh thực tế tại phòng khám để có thể đảm bảo rằng có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh một cách chính xác và kịp thời.
Nhờ đó, các chủ phòng khám hoàn toàn có thể yên tâm trong việc quản lý dù mình không thường xuyên có mặt tại phòng khám.
- Nâng cao trải nghiệm của bệnh nhân
Việc loại bỏ các thủ tục giấy tờ, thông tin được lưu chuyển tự động giữa các phòng ban cùng với công cụ sắp xếp lịch hẹn thông minh… Bệnh nhân sẽ nhanh chóng được phục vụ, không phải chờ đợi, không bị làm phiền bởi các câu hỏi lặp đi lặp lại, không phải di chuyển quá nhiều… Bệnh nhân hoàn toàn hài lòng với dịch vụ mà bạn cung cấp.
Xem thêm:KiotViet hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền qua MISA-MEINVOICE, VIETTEL-SINVOICE và VNPT-INVOICE
Việc áp dụng phần mềm quản lý phòng khám KiotViet không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành mà còn cải thiện chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của bệnh nhân. Đây là giải pháp công nghệ tiên tiến giúp các phòng khám duy trì và nâng cao uy tín trong ngành y tế.
